Электронный документооборот в школе: теория и реальность

В последнее время  в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота. Но до недавнего времени школы это не затрагивало. Согласно распоряжению  Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москвы, школы должны предоставлять ряд информации в электронной форме, начиная от образовательных программ и заканчивая отчетностью по результатам аттестации и экзаменов [3]. А позднее Д.А. Медведев, председатель правительства РФ, предложил перенести в электронный вид и классный журнал с дневником. По мнению президента, такой эффективный механизм должен решить ряд проблем: развитие компьютерной грамотности педагогов, информированность родителей об оценках ребенка, ну и более насущные: второй дневник “для родителей”, вырванные листы и исправления.

Систем, которые способны предоставить нужный функционал для школ немало, начиная от готовых площадок, где ОУ просто регистрируется на сайте конкретной системы, например, Дневник.ру, Баллов.Net, Школьная жизнь, Класс Инфо, и заканчивая полноценными информационными системами, устанавливающимися на отдельный сервер, со своим доменом, например, Netschool, КМ-Школа. В школах Челябинска переход осуществлен централизованно, все школы используют одну и ту же площадку — систему NetschoolСетевой город: Образование. Данная система позволяет вести электронный журнал, вносить планирование уроков, составлять различные отчеты (более 40 видов), организовывать дистанционное обучения [1].
Если посмотреть на внутренний документооборот школы, легко увидеть, что этим  документооборот школы не исчерпывается. Планы воспитательной работы, внутренние отчеты, совместная работа над проектами — все это, как правило, по-прежнему бумажная деятельность. Л.Рождественская,образовательный технолог в Таллиннской центральной русской гимназии,выделяет ряд проблем, с которыми связан внутришкольный документооборот (рисунок 1):

От себя добавлю еще несколько:

Рисунок 1. Проблемы внутришкольного документооборота.

Рассмотрим ситуацию: закончился учебный период (четверть, триместр, год). Учителя-предметники сдают отчет завучам. Какие варианты сдачи отчета возможны?

Почему я подчеркиваю, что проценты высчитываются вручную? По собственной практике знаю, что формулы могут использовать крайне малое количество учителей. Почему бы не организовать данный процесс следующим образом: создать электронную таблицу, где уже внесены формулы, подсчитывающие нужные величины (средний балл, процент успевающих, и прочее). От учителя будет требоваться все то же самое – внести данные. И подобных примеров можно привести множество. Кому же решать все эти проблемы? Считаю, что все должны со своей стороны способствовать этому: учителя, администрация, технические специалисты.

Для развития системы электронного документооборота нужен резкий скачок вперед. Требуется хорошо продуманная система, которую можно реализовать силами школы, и с которой большинство учителей будут согласны. Без активного участия учителей система работать не будет. Обычно инновации рассматриваются негативно со стороны учителей, ведь это очередные “дополнительные” обязанности, что-то, что требует изучения, освоения новых навыков. Во всяком случае, именно такое отношение было к электронному журналу. Кто-то воспринял позитивно, как уход от бумажной работы, а кто-то до сих пор скучает по обычному журналу. Часто это аргументируется тем, что основная обязанность учителя – учить, все остальное – мешает этому. Поэтому надо выстраивать систему так, чтобы преимущества ее использования были очевидны и доступны для понимания всем. Использование электронного документооборота должно облегчить работу учителя, сократить время на “бумажные обязанности”. Главное – не забывать, что способность учиться, совершенствоваться, вносить в свою жизнь новые элементы – все это должно быть присуще современному учителю, готовому меняться вместе с обществом.

На просторах Интернета предложено несколько возможных путей внедрения электронного документооборота в школу. Ковалев Д.А. предлагает вариант с использованием файлохранилища в локальной сети. Суть проста: на локальном сервере создается общая папка с доступом со всех компьютеров. Пользователи копируют нужные файлы в соответствующие папки [2]. Однако, данный способ имеет ряд недостатков. Требуется постоянный “мониторинг” сетевой папки на предмет появления новых файлов. Со временем в папках накапливается большое количество файлов, и найти нужный становится затруднительно. Конечно, можно следить за содержимым папки, удалять или перемещать в архив уже не нужные. Кто-то будет этого придерживаться, а кому-то это будет казаться лишним. Да и никто не застрахован от случайного удаления чужих файлов.

Еще один вариант предложен Л. Рождественской. В качестве площадки выбраны сервисы Google. Это и электронная почта, и возможность хранить свои файлы, делиться ими, совместная работа над документами, возможность объединяться в группы [4]. Система действительно удобная, но у нее один большой недостаток: требуется постоянное подключение к сети Интернет. В случае отсутствия (временного или постоянного) Интернета в школе или кабинете работа останавливается.

Я предлагаю другой вариант. Большинство коммерческих компаний имеет внутреннюю почту, адресную книгу, и прочее. Для этой цели используютCЭД – систему электронного документооборота. Большинство из них являются платными. Требуют наличие сервера в школе. А если есть необходимость доступа к системе извне, например, из дома, то и зарегистрированный домен и “белый” IP-адрес сервера. В качестве апробации я выбрал СЭД Zimbra, имеющую open-sourceверсию, т.е. версию, использование которой возможно в любых целях совершенно бесплатно. Данная версия предоставляет следующие сервисы:

Работа с СЭД может вестись через веб-браузер, следовательно, какая ОС используется не, не играет роли, что очень важно в свете перехода школ на СПО.
Преимущества использования СЭД:

Недостатки использования СЭД:

Таким образом, использование СЭД – один из вариантов организации внутреннего документооборота школы. Он обладает своими преимуществами, но и своими недостатками. СЭД не решает всех проблем, которые имеются в настоящее время, но перспективы у данного способа большие.

Литература:

 Статья также опубликована в электронном журнале “Вопросы интернет образования” и “Цифровое образование“.